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Obtención del control del inventario

Esta base de su organización también puede ser una fuga de recursos sino se mide correctamente


por: Redacción de Emprendaria *

Dos aspectos del inventario llegan a ser importantes; el suyo y el de su proveedor. En 1981, una compañía manufacturera tuvo un declive dramático en las metas por problemas técnicos de una línea de producto. Esta compañía no había tenido un año de pérdida desde 1972. Había crecido rápidamente y como resultado, había una alta relación entre el rédito total y la utilidad por acción y un alto nivel de deuda. La mayor parte de esta deuda era el resultado de financiar un inventario cuando la rotación cayó de dos a uno.

 

El nivel siguiente más alto de deuda era la financiación de las cuentas por cobrar. Todo lo que se poseía estaba pignorado. Cuando las ventas bajaron, los bancos llegaron a estar muy, muy nerviosos. Las reducciones en la fuerza del trabajo ocurrieron pronto, y entonces la compañía se hizo cargo del problema de inventario. Las cuentas por cobrar estaban bastante bien garantizadas, así, el dinero se estaría recibiendo. La compañía tenía un calendario de año fiscal; sus problemas técnicos empezaron en febrero, que era la parte más baja de la estación para las ventas anuales. Afortunadamente, los problemas se resolvieron a mediados de mayo. En esta época, sin embargo, la compañía estaba profundamente comprometida en un programa de reducción de inventario. Terminaron el año en diciembre con US$9.000 de ganancia y un millón de dólares de reducción en deuda.

 

Un programa bueno de reducción de inventario puede venir de un simple procedimiento de controlar lo que está comprando. Si compró por pedidos, dígale a su gerente de compras que no lo haga sin sus iníciales en el pedido. Este será un proceso laborioso. Ellos le dirán que si no devuelve el papeleo a tiempo, ellos no podrán conseguir el material a tiempo para sostener la producción. Pero sus proveedores le están diciendo ahora probablemente que si no les paga, no les van a hacer el envío de todas maneras.

 

Haga que su departamento de contabilidad prepare un informe simple semanal que dé las nuevas órdenes que han entrado lo que ha sido enviado durante la semana y las entradas de materiales. No es probablemente difícil para usted calcular qué porcentaje de sus ventas fueron materias primas, entonces puede fácilmente comparar las entradas contra el material que fue enviado en ventas para determinar si está comprando menos de lo que está usando.

 

También, haga que su departamento de contabilidad le dé la antigüedad de las cuentas por cobrar en este informe semanal, para ver si se están trabajando en ellas tanto como se debiera para convertirlas en dinero en efectivo. Un artículo último en este informe de una página de gerencia es una lista de empleados. Entonces usted puede ver si está perdiendo gente por agotamiento. Obviamente, si para el presente, la compañía está en problemas, tiene que congelar la nómina.

 

Tiene que hacer que toda la compañía se comprometa a mejorar su nivel de cambios. Lo primero que tiene que hacer es asegurarse de que todos sus empleados comprendan cómo calcular los ciclos de rotación de inventario. Estos ciclos simplemente definidos, son su costo anual de ventas dividido por su promedio de inventario.

 

Muchos factores afectan los ciclos de rotación de inventario y es impropio y arbitrariamente establecido cómo debe ser su rotación. Consiga algunas estadísticas de su banquero. Consiga datos de gente que conozca en negocios similares. Pregunte a sus organizaciones de comercio qué rotaciones son comunes para su industria. Pregunte a sus competidores cuáles son sus rotaciones.

 

Si usted es un fabricante, uno de los factores que puede examinar al determinar cómo puede mejorar su rotación son sus estructuras de producto. Es generalmente difícil cambiar prontamente sus estructuras de producto, pero sus ingenieros industriales les pueden ayudar en esto.

 

Otra área para examinar es la categoría del servicio al cliente. Explore con su gente de mercadeo si es necesario retener las partes componentes para el servicio tanto como usted lo hace. También averigüe si puede obtener una cobertura de órdenes de sus clientes o si es necesario enviar equipo u órdenes tan rápidamente como lo hace. En otras palabras, ¿hay alguien que realmente se preocupe o aprecie la categoría del servicio que está suministrando? Si su compañía está realmente en problemas, debe considerar una meta de rotación de por lo menos seis veces al año.

 

Si usted va a reducir su inventario, la primera de todas las necesidades es tener algún sistema de control. Si no tiene ese tipo de sistema, o un inventario perpetuo que sea 90% (elevado) preciso, y si no hace la contabilidad por ciclos, o tiene su inventario asegurado, mejor empiece inmediatamente, junto con los procedimientos de su producción.

 

Sin un buen sistema de control de inventario, tendrá una cantidad de trabajo por delante, pero al mismo tiempo hay definitivamente un potencial más grande para ahorros. El costo de llevar el inventario puede alcanzar 40% (elevado) del valor del producto en algunas industrias. Si no tiene procedimientos, tendrá dificultad en realizar cualquier cosa al analizar sus registros, los cuales deben ser precisos. Empiece por analizar la materia prima.

 

Verifique en varias fuentes la efectividad de su ahorro de trabajo y programa de reducción de inventario. Empiece firmando todos los cheques, incluyendo la nomina como también los proveedores. Al hacer esto, descubrirá otras áreas donde está perdiendo dinero de caja por servicios, servicios públicos, etc. Recuerde, el flujo positivo de caja es el elemento vital para conservar a su compañía funcionando y hacer un cambio.

 

Una última área que exploraremos son los pasos en el mercadeo que pueden ayudar en el cambio. Por ejemplo: ¿Hay redes menos caras para la distribución?, ¿Podría ir con los representantes de manufactura en lugar de gente de ventas asalariada? ¿Ir directamente al productor en lugar de utilizar distribuidores?, ¿Puede ofrecer descuentos de partes que incrementarán a la vez el flujo de dinero de caja y reducirá el inventario?

 

Ponga a sus gerentes en el camino de las ventas. Esto significa ingenieros, fabricantes, cualquiera que conozca su línea de producto y puede hacer un buen trabajo representándolo a usted. Podría ser para ellos la salvación de su empleo. De nuevo use la cautela. Un error hecho en esta área podría tener efectos negativos en ventas y en el futuro de su compañía. Sea cuidadoso, piense en estas estrategias.

 

El mejor acercamiento para prevenir la necesidad de implementación de las estrategias del cambio difícil es el plan eventual. Pero como ha pasado a muchos gerentes, algunas veces más de lo que ellos se preocupan por recordar, si tiene necesidad de un cambio, los pasos mencionados le ayudarán a la estratagema.

 

Fecha: 28-9-08



Para saber si su inventario tiene la rotación adecuada primero tiene que tener procesos para controlarlo



* La redacción es conformada por expertos en varias áreas que monitorean e investigan los temas que usted necesita.  
www.emprendaria.com  

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