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Como se organizan las emergencias

Tienes que llamar a una reunión con tu equipo más cercano


por: Redacción de Emprendaria *

Cuando sabes perfectamente a qué problema te enfrentas y cuáles son tus prioridades. Podrás organizarte.

Se tratará de una reunión rápida, plenamente orientada hacia la toma de decisiones que permitan pasar a la acción.

Necesitarás elegir un equipo de crisis con el que tomaras decisiones y movilizar a otras personas sólo cuando sea preciso.

Por lo general, estará formado por tu equipo más cercano. También puede tratarse del conjunto de empleados a los que el problema afecta de forma más directa.

Resumir la situación no siempre es acertado, dar por sentado que todos conocen el alcance del problema, no suele ser así. No des por hecho que todos conoces el problema ya que en caso de crisis solemos pensar de manera diferente y en ocasiones algunas personas las paraliza el miedo, otras entran en pánico. Así que tendrás que ser lo más sincero con todos (en la medida que se pueda).

Necesitan que tú se lo expliques. Requieren conocer las implicaciones que eso supone.

Sólo explicando cuál es el problema y cuáles son sus implicaciones podrás estar seguro de que todos son conscientes de por qué se considera una crisis.

Un paso en falso podría transformar la crisis en un verdadero desastre.

 

DEFINE EL PROBLEMA Y ESTABLECE PRIORIDADES

El problema se define "observándolo" con la cabeza fría y analizando cuales son los más urgentes. Ve haciendo una lista de cada uno de ellos, así será más rápido darles solución a todos ellos.

 

ORGANIZAR UNA PUESTA EN COMUN

Pide a tus colaboradores que aporten todas las posibles soluciones al problema que les vengan a la mente. Si has detectado varios problemas, dedícales todo el tiempo disponible empezando por la más importante.

 

NO TOMES DECISIONES INNECESARIAS

No quieras solucionar problemas que se pueden hacer en otro momento. Cuando estamos ante una crisis queremos resolver mas haya de lo que se te esta presentando, así que tendrás que mantener la cabeza fría. O pensamos que existen más crisis ya que la adrenalina del momento no deja que seamos objetivos.

 

ASIGNA TAREAS

La reunión no debería durar más de diez minutos.

Ahora, es momento de empezar a hacer frente a la crisis en la práctica y para ello, precisas asignar tareas a cada uno de los miembros de tu equipo. Pregúntales que pueden y quieren hacer pero que estén seguros de llevar acabo la tarea ya que de ello dependerá que la solución sea exitosa.

 

COMPRUEBA QUE TODOS TE HAN ENTENDIDO

Sentirás el impulso de pedirles a todos que se pongan manos a la obra. Pero todavía hay una cosa que debes hacer antes de dar por concluida la reunión: comprobar que todo el mundo ha entendido perfectamente cuál es el problema, qué decisiones se han tomado y qué tarea le ha sido asignada.

Ya que has solucionado la crisis. Vuelve a convocar una reunión, ahora con más tiempo, para ver los resultados y ve las causas y las soluciones que se les dio e como mejorarlas para evitar una nueva crisis o la que pasamos. Te recomendamos que hagas una guía que te ayude en el futuro con los siguientes pasos:

 

  • Resumir la situación y sus implicaciones.
  • Definir el problema.
  • Fijar prioridades.
  • Poner en común las posibles soluciones.
  • Tomar las decisiones precisas y evitar las innecesarias.
  • Asignar tareas.
  • Comprobar que todo el mundo lo haya entendido correctamente.

 

Organiza Una reunión de planificación con tu equipo una vez al año y comenta qué deberían hacer en caso de producirse alguna de las crisis. De hecho, lo ideal sería dedicar una reunión a cada una de las posibles crisis. Eso te ahorrará mucho tiempo cuando se produzcan y te ayudará a detectar los puntos flacos de tu sistema de trabajo. Debemos hacer algo para cambiar la situación antes de que esto ocurra."

 

Repite este proceso una vez al año ya que, de lo contrario, en caso de crisis, nadie recordará el plan de acción previsto. Y aunque lo recuerden, es posible que la persona que lo confeccionó haya dejado la empresa o el plan de evacuación que incluye evacuar al personal haya cambiado de lugar. Para evitarlo, actualiza el plan de emergencia anualmente.

Fecha: 25-10-08



En una crisis el trabajo en equipo es indispensable, enfóquese en lo importante para salvar el barco y quienes pueden hacer cada trabajo



* La redacción es conformada por expertos en varias áreas que monitorean e investigan los temas que usted necesita.  
www.emprendaria.com  

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