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El Flujo de Efectivo

Los recursos monetarios de la empresa son la columna vertebral de la operación diaria de la misma. Con recursos económicos se pueden aprovechar oportunidades de nuevos y mejores negocios, los cuales tendrían que ser desechados si no se contara con dinero


por: Redacción de Emprendaria *

Uno de los elementos de planeación a corto plazo, es el flujo de efectivo que sirve para determinar las necesidades o sobrantes de efectivo que se tendrán en la operación de la empresa en un futuro inmediato; esto es, en la próxima semana, el próximo mes, el bimestre siguiente, etc.

El flujo de efectivo es una herramienta del administrador financiero, y este, varía mucho según la empresa, en ello interviene por ejemplo el giro de la organización.

El flujo de efectivo (es también conocido como Presupuesto de caja, Presupuesto de movimientos de Caja, Cash Flow o Presupuesto de Flujo de Efectivo) constituye una forma eficaz de planificar y controlar las salidas y las entradas de dinero, de evaluar las necesidades del mismo y hacer uso provechoso de su excedente.

"El presupuesto de efectivo representa la estimación (aproximación) anticipada de los ingresos y egresos (gastos) de efectivo que se obtendrán y pagarán durante cierto periodo de tiempo futuro.

Se recomienda que para que haya una correcta administración del flujo de efectivo se sigan los siguientes principios que están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos (entradas de dinero), y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho.

1.    "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"

Ejemplos:

Incrementar el volumen de ventas.

Incrementar el precio de ventas.

Mejorar la mezcla de ventas (Impulsando las de mayor margen de contribución).

Eliminar descuentos.

2.    "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"

Ejemplos:

Incrementar las ventas al contado.

Pedir anticipos a clientes.

Reducir plazos a crédito.

3.    "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"

Ejemplos:

Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores.

Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

Hacer bien las cosas desde la primera vez (disminuir los costos de No Tener Calidad).

4.    "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"

Ejemplos:

Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.

Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar, salvo adquisición de los mismos por alguna decisión financiera derivada de situaciones inesperadas.

De acuerdo con los objetivos y el plan estratégico de la empresa se deben tener ingresos al vender los productos, así como también, al mismo tiempo, tendremos costos y gastos con el plan en marcha de la organización.

Los principales objetivos del flujo de efectivo son:

  • Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo como resultado de las operaciones planificadas de la empresa.
  • Establecer vigilancia y control continuo de las entradas, salidas, los saldos mínimos y máximos del efectivo.
  • Establecer la necesidad de financiamiento y/o disponibilidad de efectivo ocioso para inversión.
  • Coordinar el efectivo con: el total de capital de trabajo, los ingresos por las ventas, los gastos, las inversiones y los pasivos de la empresa.
  • Establecer una base sólida  para la vigilancia continua de la posición de caja.
  • Identificar los excedentes e insuficiencias de efectivo por periodos determinados, estableciendo las necesidades de financiamiento y/o la disponibilidad del efectivo ocioso para invertirlo, así como para determinar las alternativas a las que se pueda recurrir dependiendo del caso que se trate.

Por medio del flujo de efectivo se determinara cuánto dinero tenemos y cuando lo necesitaremos, con el objeto de planear a quien y bajo qué condiciones cubrirá sus necesidades económicas en caso de tenerlas, lo cual significa que por medio del flujo de efectivo se evitan las sorpresas y urgencias de dinero, que es cuando se obtienen los recursos en las peores condiciones de plazo y costo.

La finalidad principal para mantener el efectivo que respalde a las empresas es el de satisfacer necesidades futuras. En términos generales tenemos que las ventajas que ofrece el flujo de efectivo son:

  • Estimación anticipada de las entradas y salidas de efectivo.
  • Escoger el momento adecuado para elegir aumento de capital, emisión de acciones, créditos, etc.
  • La estimación por meses, semanas y/o días permiten determinar el saldo disponible para inversiones a largo plazo.
  • Realización coordinada de cobros y pagos, es decir, llevar a cabo una evaluación de las políticas de cobros o pagos para determinar si son las óptimas.
  • Indica las cantidades de fondos adicionales que se necesitaran durante el año como consecuencia del ritmo de las operaciones.
  • Permite coordinar las fechas en que la empresa necesite efectivo y señala aquellos en que escaseará, además de señalar los requerimientos excepcionalmente importantes de efectivo.
  • Muestra la posición final por subperíodos, para un periodo de tiempo determinado.

Las empresas mantienen efectivo y valores negociables para reducir su riesgo de insolvencia técnica, teniendo de esta manera un conjunto de recursos líquidos para realizar tanto desembolsos planeados como los imprevistos.

Es importante profundizar en las acciones que a nuestro juicio se pueden seguir para la óptima utilización de los excedentes que lleguen a resultar en el flujo de efectivo.

En primera instancia mencionaremos las acciones a seguir que pueden realizarse dentro de la organización:

  • Aprovechar y realizar el pago anticipado a proveedores así como descuentos por pronto pago, cuando sea conveniente.
  • Realizar compras por volúmenes, siempre y cuando realmente sean necesarias para la actividad de la empresa, para poder obtener productividad en la misma y descuentos que sean traducidos en menores costos y mayores utilidades.
  • Liquidación en forma anticipada de los pasivos en moneda extranjera cuando exista riesgo de una devaluación de la moneda nacional, para evitar así pérdidas por diferencia en el tipo de cambio.
  • Cuando se tenga la certeza de que los excedentes no serán necesarios para la empresa en la realización de sus operaciones, realizar inversiones a largo plazo.
  • Efectuar Inversiones a corto plazo, en donde el vencimiento coincida con el déficit pronosticado, evitando la necesidad de recurrir al financiamiento y por consiguiente a los gastos financieros que estos originan.

Existen diversas formas de manejar el excedente de efectivo, sin embargo esto dependerá de la planeación financiera y de las políticas de la empresa, así como las decisiones que se tomen sobre la base del análisis que se realice sobre las variables acerca de liquidez, rentabilidad, plazos y riesgos.

Fecha: 19-12-08


El presupuesto de efectivo representa la estimación anticipada de los ingresos y egresos de efectivo que se obtendrán y pagarán durante cierto periodo de tiempo futuro



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Ejemplo de un Flujo de Efectivo


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( 1.12 Mb )

Se trata de una empresa embotelladora, donde te describe todo el proceso para la elaboración del Flujo de Efectivo, así como las políticas que ellos implementaron a partir de los resultados que emitio el flujo




ELABORACIÓN DEL FLUJO DE EFECTIVO.

Casi en todas las empresas emplean alguna forma de administrar su efectivo, la forma varía de acuerdo a las características de cada una o al enfoque de la administración, para el funcionario que intenta administrar el efectivo es  necesario contar con una herramienta como es el presupuesto de flujo de efectivo.

Sin embargo aun y cuando puede variar, el flujo de efectivo se encuentra formado por los ingresos y los  desembolsos de efectivo que se estima tendrá la empresa, los cuales son proyectados hacia el futuro.

El flujo de efectivo se estructura de la siguiente manera.

A) Saldo Inicial.

Es el saldo con el que inicia sus operaciones en un periodo determinado, considerando como saldo inicial con el que empieza sus actividades sin incluir inversiones temporales. Este saldo debe de ser igual al que se presenta en el estado de situación financiera en el renglón de bancos al finalizar el periodo anterior (en el caso en que coincida la elaboración de estos dos estados financieros).

B) Entradas de Efectivo.

Son las diferentes transacciones que provocan ingresos de efectivo, y se pueden clasificar en dos:

  1. Por las actividades propias de la empresa de acuerdo al giro de trabajo. Las ventas y el cobro de los clientes constituyen básicamente las entradas de efectivo normales.
  2. Se pueden integrar por intereses cobrados en las inversiones, venta de activos que se determinan con respecto al monto y plazo en que habrán de lograrse, etc.

C) Saldo disponibles.

Es el total de dinero disponible que se cuenta para realizar sus operaciones y es la suma del saldo inicial mas entradas de efectivo.

D) Salidas de Efectivo.

Las salidas normales están integradas básicamente por:

  • Pagos a proveedores, nómina y prestaciones a empleados, pago de impuestos o cualquier otro pago específico que tenga relación con la actividad principal de la empresa.

Las salidas de efectivo no tan comunes están integradas por:

  • Pago de dividendos, adquisición de activos fijos, pago de pasivo a largo plazo, inversión en algún proyecto.

E) Saldo de operación.

El resultado de la diferencia entre entradas y salidas de efectivo donde tenemos dos resultados de acuerdo al volumen de salidas y entradas positivo o negativo. Si este es positivo, significa que las entradas son mayores que las salidas y se requiere de un medio de inversión para el efectivo sobrante, si ocurre lo contrario, que el resultado fuera negativo se tendría que buscar  la mejor alternativa para un financiamiento, el cual su costo no fuera tan alto.

F) Apoyos.

Dentro de este renglón se ubican todos los financiamientos obtenidos por bancos o créditos externos, los cuales se pagarán a futuro.

  • Entradas apoyos: Son los recursos obtenidos de un financiamiento para las operaciones realizadas por la empresa.
  • Salidas apoyos: Son las salidas de efectivo que tienen como origen algún financiamiento, como el pago de créditos a bancos y sus intereses correspondientes.
  • Saldos apoyos: Es la diferencia entre entradas apoyos y salidas apoyos. Su resultado representa si la empresa está siendo financiada en ese periodo o si está pagando adeudos de periodos anteriores.
  • Saldo Final: Es la diferencia entre el saldo de operación y los saldos apoyos.

FACTORES.

La función del presupuesto de efectivo es proyectar las entradas y salidas de dinero, ya sean de operaciones normales o indirectas, cualquier incremento o disminución de activos fijos, inversiones y gastos financieros de un periodo determinado, con el propósito de cumplir las operaciones planeadas por la empresa y aprovechar los recursos financieros disponibles en efectivo.

Para cumplir con esta función es necesaria la colaboración de varios departamentos, esto es que cada departamento elabora el pronóstico de su área para después entregarlo al tesorero, quien se encarga de analizarlo y aprobarlo para posteriormente integrarlo como un solo presupuesto, las áreas involucradas son:

Departamento

Elabora

Ventas

Presupuesto de Ventas, Gastos de representación y viajes

Crédito y Cobranza

Presupuesto de cobranza.

Cuentas por pagar

Presupuesto de proveedores y otras cuentas por pagar como son: luz, agua, teléfono, etc.

Impuestos

Presupuesto de impuestos como: ISR. IVA etc.

Fletes y embarques.

Presupuesto de fletes sobre ventas.

Compras

Presupuesto de gastos menores.

Nóminas

Presupuesto de nómina, premios de puntualidad.

Para la elaboración de este presupuesto es necesario conocer algunos factores tales como:

a) En cuanto a los ingresos.

  • Conocer las políticas de crédito establecidas por la empresa.
  • Conocer acuerdos con clientes, deudores, etc.
  • Los ingresos que se obtienen por venta de desperdicios o de activo fijo.
  • Por algún aumento de capital.
  • Por la obtención de intereses por inversiones de efectivo en casas de bolsa, bancos etc.

b) En cuanto a los egresos

  • Conocer las políticas de pagos que establece la compañía.
  • Conocer acuerdos con los acreedores y proveedores sobre las políticas de pago.
  • Cumplimiento con los pagos de sueldos y salarios, de servicios, tales como: agua. luz, rentas, teléfonos, etc.
  • Estimar gastos que se puedan prever por el cumplimiento de otros presupuestos.
  • Por alguna disminución del capital.

c) De los aspectos generales.

  • Establecer un estudio de los tiempos y movimientos de las remesas de efectivo recibidas y enviadas.
  • Seleccionar las fuentes de financiamiento.
  • Elegir el momento adecuado para aumento o disminución de capital.
  • Fijar el saldo ideal o necesario de efectivo en cada periodo.

No existe una técnica para la elaboración del presupuesto del flujo de efectivo, ya que depende de las necesidades y criterios de cada empresa, es  decir, que cada entidad formula su propio estilo de presupuesto de flujo de efectivo. La única meta en común es de elaborase en periodos tales como: trimestrales, mensuales, semanales, etc.

METODOS PARA SU ELABORACION.

A continuación se analizarán los tres métodos más utilizados para preparar el Flujo de Efectivo:

1. El método de ingresos y desembolsos de efectivo (Denominado a veces el método directo de la cuenta de caja).

Este método se basa en un análisis detallado de los aumentos y disminuciones de efectivo, refleja todos los movimientos de efectivo, que resultan de presupuestos tales como el de ventas, el de gastos y desembolsos de capital.

Es muy simple de elaborar y es apropiado cuando se utiliza un plan detallado de utilidades. Es muy común que se emplee para la planificación de efectivo a corto plazo.

En este método es importante señalar las diferencias que existen entre algunos conceptos, las cuales se explican a continuación:

Diferencia entre entrada e ingreso.

La palabra ingreso y entrada son equivalentes, significan lo mismo pero para los contadores no es correcto esto, tales términos deben distinguirse ya que, por entrada debe entenderse el movimiento de valores tangibles en virtud del cual aumentan los ya existentes, por ejemplo: El efectivo en caja, las mercancías en el almacén.

En cambio el ingreso significa un aumento al patrimonio por ganancia o producto aún cuando no sea percibido en efectivo. Por ejemplo: una venta a crédito, una renta devengada.

Entonces entrada de efectivo incluyen todos los conceptos por los que se generan algún movimiento de efectivo en un periodo especifico ya se  diario, mensual o incluso anual. Los componentes más frecuentes son: las ventas al contado, las cuentas por cobrar y alguna otra entrada de efectivo como la venta de activo fijo, etc.

Diferencia entre salida y egreso.

Por salida debe entenderse el movimiento de valores tangible en virtud del cual se disminuyen las existencias de los mismos.

Egreso significa una disminución al patrimonio por gastos o pérdidas.

Entonces salidas de efectivo incluyen todas las transacciones que generan  alguna salida y movimiento de efectivo en un periodo específico. Las más comunes son: compras en efectivo, pagos de cuentas por cobrar, pagos de renta o arrendamiento, pago de sueldos o salarios, pago de impuestos, desembolsos de activos fijos, pago de intereses, pago de dividendos en efectivo, pago de préstamos, etc.

Es importante recalcar que la depreciación y otros gastos que no implican desembolsos de efectivo, no se incluyen en el presupuesto de efectivo, porque representan únicamente una cancelación programada de una salida de efectivo anterior.

2.   El método del Estado de Resultados Presupuestado. (Al que también suele llamársele el método indirecto o del estado de Resultados)

El punto de partida de este método es la utilidad neta planificada, la que muestra el estado de resultados propuesto. Básicamente la utilidad neta planificada se convierte de una base de acumulación a una base de efectivo (es decir, se ajusta por los cambios en las cuentas del capital de trabajo distintas del efectivo, tales como: inventarios, cuentas por cobrar, gastos pagados por adelantado, gastos acumulados y partidas diferidas).

Después, se identifican las demás fuentes y necesidades de efectivo. Este método exige menos detalle en el apoyo, pero también suministra menos detalle sobre los flujos de entrada y salida de efectivo.

3. El método del Balance Proyectado.

Este Método consiste en elaborar un estado de flujo de efectivo a través de la comparación entre un balance general del año actual y otro pronosticado para un periodo siguiente. La técnica es muy variada y cambia en cada circunstancia. Sin embargo, se puede elaborar de la siguiente manera.

a)    Determinar la utilidad o pérdida para el periodo siguiente mediante la preparación de un estado de pérdidas y ganancias presupuestado.

b)    Estimar mediante rotaciones las cifras de las partidas que componen el capital del trabajo: cuentas por cobrar o clientes, cuentas por pagar o proveedores, inventarios, etc.

c)    Estimar las cantidades de activos fijos con base en las cifras actuales y los nuevos proyectos de inversión. Así mismo, considerar el aumento de las depreciaciones acumuladas debido al transcurso del periodo.

d)    Ajustar también las cuentas de pasivo y capital, de acuerdo con préstamos concertados o nuevas ediciones de capital o bien, por pagos que se deben de efectuar durante este periodo.

e)    Presentar un balance general con los datos obtenidos. Este  balance, por supuesto no dará el mismo resultado. Si la sección de pasivo y capital es mayor que la de activos, ello significa que existe un sobrante, y por lo  tanto deberá de agregarse dicho excedente en caja - bancos. Si por el contrario la sección de activos es mayor que la de pasivos y capital, la conclusión es que falta una fuente y por lo mismo existe un faltante de efectivo.

Para una serie de planes básicos comunes, los métodos anteriores arrojan los mismos resultados del flujo de efectivo, los cuales difieren únicamente con respecto al volumen de los detalles que logran.

El flujo de efectivo es el sistema diseñado para controlar eficientemente la captación de recursos monetarios operados por la empresa con el objeto de evitar problemas de liquidez o de recursos monetarios excesivos.

* La redacción es conformada por expertos en varias áreas que monitorean e investigan los temas que usted necesita.  
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