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Balance General

Saber qué es lo que tiene nuestra organización en un momento determinado


por: Redacción de Emprendaria *

Es el documento que precisa la situación financiera de un negocio, a una fecha determinada, señalando lo que se tiene en propiedad (activo), lo que se debe (pasivo) y como diferencia entre lo que se tiene y lo que se debe, el Capital o sea el patrimonio propio, mostrando, además, si el capital aumentó por las ganancias, o disminuyó por las pérdidas en operación.

Todas las empresas preparan un balance de fin de año y la mayoría lo preparan al fin de cada mes. La fecha del balance general es muy importante ya que la posición financiera de un negocio puede cambiar rápidamente.

Gráficamente puede representarse el Balance como un camión de carga, en el cual el "chasis" y la carrocería constituyen el Activo, la carga es el Pasivo; mientras más pesada sea ésta, más lento y difícil es el recorrido del vehículo y mientras más ligera, pronto y con menos dificultades se llegará a la meta del viaje, o sea las ganancias.

El capital es el motor del camión; mientras más potente sea éste, más fácil y con mayor seguridad se efectuará el recorrido.

Tenemos a continuación la carretera por la cual circula el camión que representa el ejercicio contable o sea el camino y el tiempo en el que va a trabajar el negocio para llegar al destino final del viaje, en este caso, el logro de la ganancia, siendo el conductor del vehículo el Gerente, dependiendo de su habilidad de manejo, el éxito o el fracaso del viaje para lograr las utilidades.

Para comprender la contabilidad y el principal de los Estados Financieros que nace de ella, o sea el Balance, se tiene que tener en la imaginación, la idea de una balanza con dos platillos en nivel horizontal perfecto, o sea, con cargas iguales.

En un platillo está el Activo y en el otro, haciendo equilibrio, el Pasivo más el capital.

O sea, en el segundo platillo están los recursos ajenos (pasivo) y propios (capital) de que se dispone y en el otro platillo, en el activo, las inversiones que se han hecho con esos recursos.

Elementos del Balance

 

ACTIVOS

Es el conjunto de bienes y derechos con que cuenta una entidad económica para obtener sus objetivos.

El  activo está integrado por todos aquellos recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines, los cuales deben representar beneficios económicos futuros fundadamente esperados y controlados por un entidad económica, provenientes de transacciones o eventos realizados, identificables y cuantificables en unidades monetarias.

El activo se divide en los siguientes tres grupos (esta división muestra cómo están distribuidos los bienes de una empresa):

a)    Activo circulante. Se encuentra representado por el dinero en efectivo, todas aquellas partidas que se pueden convertir en efectivo en un plazo menor a un año.

b)    Activo fijo. Son los bienes necesarios para realizar los objetivos de la empresa y por tal motivo tienen un carácter de permanencia dentro de la empresa.

c)    Activos intangibles o activo diferido. Son erogaciones (gastos como las inversiones que realice el contribuyente en un año de calendario sea cual fuere el nombre con que se les designe. Desembolsos en efectivo) que se traducirán en beneficios o servicios futuros, como los gastos de organización y de instalación, patentes, marcas, etcétera.

Activos Circulantes

Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo, mientras está funcionando el negocio.

  • Dinero en caja
  • Dinero en bancos
  • Inversiones en valores de inmediata realización
  • Cuentas por cobrar (clientes)
  • Inventarios  (en  depósito)  de  materia  prima,  producción  en  proceso  y producto terminado.
  • Cargos diferidos a corto plazo. Representan erogaciones que deben ser aplicadas a gastos o costos de periodos futuros, por lo que tienen que mostrarse en el balance a su costo no devengado. Es decir, se acostumbra mostrar únicamente la cifra neta y no la cantidad original deducida de la parte ya devengada. Este grupo lo forman principalmente los pagos anticipados, como primas de seguros, rentas anticipadas, etc., que van a ser usados dentro del término de un año.

Activos no Circulantes

Son efectivo restringido, partidas que se convierten directamente en efectivo o se consumen a través de sus operaciones, en un plazo mayor a un año.

Inversiones

En este grupo se incluyen las inversiones no directamente relacionadas con el objeto de la empresa. Dichas inversiones pueden estar representadas por títulos de crédito o por inversiones no documentadas con títulos, tales como préstamos, anticipos a largo plazo, etc.

Generalmente se hacen inversiones de este tipo con el fin de tener control sobre otra empresa, facilitar el objeto propio del negocio, especulación o establecer relaciones mercantiles. Las inversiones efectuadas con propósitos temporales pero que se determine que no son liquidas o realizables de inmediato, deben de ser mostradas en este grupo.

Activos fijos tangibles

Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios para transformar, vender y distribuir los productos. Estos bienes sufren pérdidas de valor por el simple paso del tiempo, su uso u obsolescencia tecnológica.

Con la excepción de los terrenos, estos activos tienen la característica común de estar sujetos a la baja paulatina de su valor, a causa de la depreciación. Como regla general estos activos se valorizan a su costo de adquisición menos su depreciación o agotamiento.

 

Depreciación y agotamiento

El concepto tradicional de la depreciación es la baja de valor que sufre un bien por el uso, transcurso del tiempo u obsolescencia y tiene como fundamento la idea de presentar el valor del activo lo más aproximadamente a la realidad.

El agotamiento puede considerarse como la baja de valor que sufre un bien por el consumo gradual y relativamente determinable que de él se hace. Sin embargo, es preferible asimilarlo a la tesis de que constituye una fuente de recursos.

Reglas de presentación de los activos fijos tangibles. Los activos fijos deben mostrarse en el balance indicando la naturaleza de los bienes que los constituyen. Generalmente se presenta como sigue:

  • No depreciables: Terrenos
  • Depreciables: Edificios, maquinaria, muebles, herramienta, vehículos
  • Agotables: Bosques, fondos mineros, mantos petrolíferos.

 

Activos intangibles

Son aquellos activos no circulantes que no poseen una sustancia física, es decir, que no se pueden tocar; sin embargo son utilizados para la producción o abastecimiento de bienes, prestación de servicios o para propósitos administrativos, y generarán beneficios económicos futuros que serán controlados por la empresa.

Los activos intangibles de carácter legal representan el costo de adquisición, ya sea comprado o desarrollado, para tener derecho al uso o explotación  de patentes, marcas, franquicias, procesos industriales, crédito mercantil, etc.

 

Cargos diferidos a largo plazo

Aquellos que generalmente deben ser aplicados a los resultados de varios ejercicios futuros constituyen los cargos diferidos a largo plazo.

Los gastos cuyo tiempo de aplicación es conocido, como por ejemplo gastos y descuentos en emisión de obligaciones, deben ser amortizados durante ese tiempo. Los gastos cuyo lapso es desconocido, como los gastos de organización, deben ser amortizados en el tiempo estimado de vida, procurando amortizarlos en el tiempo más breve posible. Los cargos diferidos pueden mostrarse en el balance ya sea por su valor pendiente de amortizar o por su costo total menos la amortización acumulada.

PASIVO

Puede definirse como el grupo de obligaciones jurídicas por las cuales el deudor se obliga con el acreedor a pagar con bienes, dinero o servicios. Comprende obligaciones presentes que provengan de operaciones o transacciones pasadas.

El pasivo se encuentra dividido en dos grupos:

a)    Pasivo a corto plazo. Son aquellas deudas cuyo vencimiento será en un plazo igual o menor a un año.

b)    Pasivo a largo plazo. Son aquellas deudas cuyo vencimiento se dará en un plazo mayor a un año.

Pasivos Circulantes o a corto plazo.

Son obligaciones que la empresa debe cubrir  a la vista, a plazos menores a un año. Los conceptos que normalmente forman este grupo son:

  • Documentos por pagar a Bancos
  • Documentos por pagar a Proveedores
  • Cuentas por pagar a Proveedores
  • Deuda a largo plazo con vencimiento a un año
  • Anticipo de clientes
  • Compañías afiliadas
  • Salarios a trabajadores

Pasivos estimados

Los pasivos estimados están constituidos por las obligaciones cuya fecha de pago, monto o beneficiarios no están determinados a la fecha del balance y, por consiguiente, están sujetos a una estimación.

Pasivo a Largo Plazo o Consolidado

El Pasivo consolidado ó a largo plazo se establece por  lo general para efectuar inversiones de carácter permanente. Por esta causa el pago se establece en relación con la capacidad de generación de fondos que origina la depreciación o amortización del activo tangible no circulante.

Dentro de este concepto encontramos hipotecas, emisión de obligaciones, préstamos refaccionarios, y excepcionalmente, créditos recibidos de proveedores.

Pasivo contingente

El pasivo contingente lo constituyen las obligaciones que están sujetas a la realización de un hecho, por el cual desaparecerán o se convertirán en pasivos reales, por ejemplo: juicios, reclamaciones de terceros en relación con los productos que les vendieron, garantías, avales, costos de planes de pensiones, jubilaciones, indemnizaciones por separación, etc.

Si el monto de ellos es considerable, conviene indicarlos en el balance, ya sea como un pasivo o como una nota a los estados financieros, dependiendo esto de la posibilidad de cuantificación y de la certeza sobre su realización.

Créditos Diferidos

Los créditos diferidos lo constituyen las partidas acreedoras que deben ser acreditadas a resultados de ejercicios futuros, y que por tanto se convertirán en obligaciones o utilidades. Por esta causa, los créditos diferidos se suelen presentar después del pasivo y antes del capital, como un grupo independiente.

Sin embargo, generalmente los ingresos diferidos son circulantes porque el servicio se suministrará en el siguiente periodo contable, solventándose la obligación. En caso de recibir pagos de varios años con el carácter de anticipos, el ingreso tiene que distribuirse en varios años y pueden mostrarse en el pasivo a largo plazo, separándolo de las partidas circulantes de la misma naturaleza.

CAPITAL CONTABLE

Es el derecho de los propietarios sobre los activos de la empresa, es decir, la parte de los activos que fue financiada por los accionistas. El capital contable surge por aportaciones de los propietarios así como por otras transacciones o circunstancias.

El término capital contable designa la diferencia que resulta entre el activo y pasivo de una empresa.

El capital contable se divide en dos categorías:

1. El capital contribuido se constituye por:

Capital social: está representado por títulos que han sido emitidos a favor de los accionistas o socios como evidencia de su participación en la entidad. El capital social generalmente está representado por acciones las cuáles pueden ser de dos tipos:

  • Acciones comunes
  • Acciones preferentes

Prima en venta de acciones: excedente pagado por los accionistas sobre el valor nominal de las acciones.

Donaciones: está formado por los donativos recibidos por la empresa.

2. Capital Ganado

Corresponde al resultado de las operaciones de la empresa y de otros eventos o circunstancias que la afectan. Las partidas que integran el capital ganado son:

Utilidades retenidas: son las utilidades que se han reinvertido en el negocio en periodos pasados y cuyo cálculo se presenta en el estado de utilidades retenidas, que aunque no es un estado financiero básico, forma parte del estado de variaciones en el capital contable.

Pérdidas acumuladas: representan lo contrario a las utilidades retenidas, es decir, las pérdidas que ha acumulado la empresa en periodos pasados y que ocasionan un decremento en el capital ganado de la empresa.

Activo= Recursos

Pasivo= Deudas

Banco cuenta corriente

Facturas por pagar o Proveedores

Facturas por cobrar

Documentos por pagar

Caja

 

Documentos por cobrar

Patrimonio Netos

Muebles y útiles

Capital Pérdidas y Ganancias

Equipos

 

Inmuebles

 

Fecha: 23-12-08



En un platillo está el Activo y en el otro, haciendo equilibrio, el Pasivo más el capital




El Balance se representa como un camión en el cual el “chasis” y la carrocería constituyen el Activo, la carga es el Pasivo; mientras más pesada sea ésta, más lento y difícil es el recorrido del vehículo y mientras más ligera, pronto y con menos dificulta



Formas de presentación

Las formas de presentación del balance general son:

a)    En forma de cuenta: es la presentación más usual; se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo más capital.

Ejemplo:

ACTIVO

 

PASIVO

 

Bancos

100

Proveedores

200

Cuenta por Cobrar

200

Acreedores Diversos

100

Inventarios

300

Total Pasivo

300

Pagos Anticipados

100

 

 

 

 

 

 

 

 

CAPITAL CONTABLE

 

 

 

Capital Social

400

 

 

 

 

Total Activo

700

Total Pasivo + Capital

700

b)    En forma de reporte.- Es una presentación vertical, mostrándose en primer lugar el activo, posteriormente el pasivo y por ultimo el capital, es decir activo menos pasivo igual a capital:

ACTIVO

100

Bancos

200

Cuentas por Cobrar

300

Inventarios

100

Pagos Anticipados

100

Total Activo

700

Menos:

 

PASIVO

 

Proveedores

200

Acreedores Diversos

100

Total Pasivo

300

Igual a:

 

CAPITAL CONTABLE

 

Capital Social

400

c)    En forma Inglesa.- esta última forma no es la más usual, sin embargo la idea que se persigue con la misma, es destacar en primer lugar las aportaciones de los dueños y en general el capital contable, de ahí que su presentación sea similar a la forma de cuenta pero colocando en la parte izquierda a los orígenes de los recursos con que cuenta la empresa, iniciando con el capital contable y en seguida el pasivo para finalizar en la parte derecha con los recursos que integran el activo, si tuviéramos que definir una ecuación para este modelo, sería: C+P = A (C=Capital, P=Pasivo y A=Activo)

ACTIVO

 

PASIVO

 

Bancos

100

Proveedores

200

Cuenta por Cobrar

200

Acreedores Diversos

100

Inventarios

300

Total Pasivo

300

Pagos Anticipados

100

 

 

 

 

 

 

 

 

CAPITAL CONTABLE

 

 

 

Capital Social

400

 

 

 

 

Total Activo

700

Total Pasivo + Capital

700

Reglas de presentación

En la presentación de un balance o de un estado financiero en general, deben proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales de presentación y son:

  • Nombre de la empresa
  • Titulo del estado financiero
  • Fecha a la que se presenta la información
  • Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación
  • Cortes de subtotales y totales claramente indicados
  • Moneda en que se expresa el estado.

 

Ejemplo:

FERRETERIA PAQUITA S.A. de C.V.

Balance General al 31 de Diciem bre de 2006

(Miles de pesos)

ACTIVO CIRCULANTE

 

 

PASIVO A CORTO PLAZO

 

 

 

Caja

$3,500

Proveedores

$6,610

 

 

Fondo Fijo

10

Anticipo de clientes

1,500

 

 

Bancos

2,000

ISR po pagar

2,000

 

 

Inversiones Tem porales

2,000

PTU por pagar

800

 

 

Clientes

11,500

Acreedores diversos

3,000

 

 

Otros deudores

3,000

Aceedores bancarios

2,500

 

 

Funcionarios y Em pleados

500

Rentas cobradas por anticipado

2,000

 

 

Inventarios

8,000

Total pasivo a corto plazo

 

$18,410

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Propaganda y publicidad

50

A LARGO PLAZO

 

 

 

Prim as de seguros

500

Acreedores bancarios

2,500

 

 

Rentas pagadas po anticipado

1,440

Aceedores hipotecarios

2,000

 

 

Total activo circulante

$32,500

Obligaciones en circulación

10,000

 

 

 

 

Total pasivo a largo plazo

 

$14,500

 

NO CIRCULANTE

 

 

 

 

 

Terrenos

5,000

Total pasivo

 

 

$32,910

Edificios

14,850

 

 

 

 

Construcciones en proceso

1,000

CAPITAL CONTABLE

 

 

 

Maquinaria

6,000

CONTRIBUIDO

 

 

 

Mobiliario y equipo

1,500

Capital social

28,000

 

 

Equipo de transporte

5,000

Prim a en venta de acciones

2,000

$30,000

 

Derechos de autor

1,890

 

 

 

 

Marcas registradas

1,500

 

 

 

 

Gastos de inventario y desarrollo

1,500

GANADO

 

 

 

Gastos de instalación

1,100

Utilidades acum uladas

7,000

 

 

Propaganda y publicidad

50

Reserva legal

400

 

 

Prim as de seguros

500

 

 

 

 

Rentas pagadas por anticipado

720

Utilidad del Ejercicio

3,400

$10,800

 

Depósitos en garantía

600

 

 

 

 

Total no circulante

41,210

Total capital contable

 

 

$40,800

 

 

 

 

 

 

TOTAL ACTIVO

$73,710

TOTAL PASIVO M AS CONTABLE

 

$73,710

 

México D.F. a 30 de Enero de 2007

 

LAS NOTAS QUE ACOMPAÑAN AL PRESENTE ESTADO FINANCIERO SON PARTE INTEGRANTE DEL MISMO

 

 

FORMULÓ                                                                          AUTORIZÓ

 

 

 

C.P. SAMUEL ORTIZ BENAVIDES.                                           PAQUITA HERNANDES DE HERNANDES

CONTADOR GENERAL                                                           PROPIETARIA

* La redacción es conformada por expertos en varias áreas que monitorean e investigan los temas que usted necesita.  
www.emprendaria.com  

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