Los elementos básicos de entender antes de sentarse a planear el rumbo de nuestra organización

En todo proyecto, empresa o organización la planeación debe tomar un papel importante, ya que cada minuto que uno le invierte en la planeación se ahorrara muchas horas de gastar recursos de manera equivocada.

La planeación de estrategias (planeación estratégica) para nuestra organización marcara los rumbos que se tomaran, los escenarios y los planes de contingencia para cualquier imprevisto interno como externo.

Dado que las palabras estrategia, objetivos, metas, políticas y programas poseen distintos significados para las diversas culturas organizacionales, es necesario utilizar ciertas definiciones, con el único propósito de lograr claridad.

A continuación explicamos elementos básicos que toda persona debe entender antes de sentarse a planear:

Las metas (u objetivos) establecen el qué es lo que se va a lograr y el cuándo serán alcanzados los resultados, pero no establecen el cómo serán logrados. Todas las organizaciones, coexistiendo en una compleja jerarquía, poseen múltiples metas que van desde objetivos en lo que se refiere a valores, mismos que expresan las amplias premisas que habrán de regir a la compañía; pasando por objetivos organizacionales generales, los cuales establecen la naturaleza deseada de la empresa y las direcciones en que habrá de dirigirse, hasta una serie de metas menos permanentes, y que definen tareas específicas para cada una de las unidades y subunidades organizacionales, así como todos los principales programas de actividades de para cada una de ellas.

La Estrategia define el cómo; es el plan que integra las principales metas y políticas de una organización y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes.

Las políticas son reglas o guías que definen los límites dentro de los que debe ocurrir la acción. Estas reglas, muchas veces toman la forma de decisiones de contingencia para resolver los conflictos que existen y se relacionan entre objetivos específicos. Al igual que sucede con los objetivos, las políticas se aplican en todos los niveles de la organización, desde la base hasta la más alta jerarquía.

Los programas especifican, la secuencia de las acciones que será necesario tomar para alcanzar los principales objetivos. Los programas ilustran los pasos detallados, los recursos y tiempos necesarios, dentro de los límites establecidos por las políticas y proporcionan una base dinámica que permitirá medir el logro de los objetivos.

Las decisiones estratégicas son aquellas que establecen la orientación general de una empresa y su viabilidad máxima a la luz, tanto de los cambios predecibles como de los impredecibles que, en su momento, puedan ocurrir en los ámbitos que son de su interés o competencia. Estas decisiones son las que auténticamente moldean las verdaderas metas de la empresa y las que contribuyen a delinear los amplios límites dentro de los cuales habrá de operar. A su vez, tales decisiones son las que determinan los recursos que la empresa habrá de destinar a sus tareas y las principales partidas a las que estos recursos deberán asignarse. La efectividad de la empresa es igualmente determinada por las decisiones estratégicas sin importar si las tareas individuales son o no desempeñadas con eficiencia. La eficiencia administrativa, así como las innumerables decisiones que se requieren para mantener la vida diaria y los servicios de la empresa recaen en el área operativa.