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La barrera del teléfono

El teléfono sigue siendo una herramienta fundamental para hacer relaciones, por eso hay varios puntos a tomar en cuenta para atender llamadas con más beneficio


por: Redacción de Emprendaria *

Ya hemos tocado el problema del teléfono, pero merece más atención. ¿Por qué? A menudo es la barrera más grande en las buenas comunicaciones. El problema empieza con el sonido de ocupado. Puede aliviar esto parcialmente teniendo teléfonos equipados con un sonido breve y agudo que le dice cuándo tiene otra llamada.

 

El problema de contestar esa segunda llamada quiere decir que usted prefiere a alguien y puede terminar hiriendo los sentimientos de la otra persona. Por ejemplo, no podría hacer esperar a su mejor cliente; sin embargo, puede tener en línea a un cliente bueno potencialmente.

 

Un modo más efectivo del manejo del teléfono es uno en el que su secretaria o la operadora del conmutador puede darle un mensaje grabado en el teléfono cuando hay alguien que quiera verlo o hablar con usted.

 

Si la puede manejar, aplique una política de puerta abierta al teléfono. Esto a muy importante si está tomando parte activa en la función de mercadeo de su negocio; entonces contestará mejor su teléfono. A la gente que llama no le gusta que sus llamadas sean clasificadas por dos o tres secretarias u operadoras de un centro de llamadas antes de que lleguen a usted. Si no le gusta, puede estar seguro que a la gente que llama no le gusta tampoco. El oír su voz le da una opinión muy definida al que llama de que usted está accesible; esa es una faceta importante de la administración de buenas relaciones.

 

Algunas de las llamadas que entran son bastante fastidiosas. Cuando recibe una llamada de la secretaria que dice "sólo un momento que va a pasar Mr. Nellon". quiere decir que Mr. Nelson cree que su tiempo es más valioso que el suyo, así que ni siquiera hace sus propias llamadas. Se sabe que algunos gerentes cuelgan ante la expresión de arrogancia.

 

Podemos añadir a este punto cómo una supersecretaria puede ser de gran ayuda con respecto a las llamadas que entran. Si tiene un horario apretado y no quiere recibir llamadas, excepto las importantes, una secretaria que tiene buena memoria para las voces puede seleccionar las llamadas sin tener que preguntar por los nombres. Puede pasar las llamadas de la gente con la cual usted desea hablar, y simplemente decirles a los otros que llaman que usted está fuera de la oficina.

 

La secretaria con una personalidad sobresaliente puede tener un efecto calmante sobre el cliente más furioso. Si es siempre cortés y buena oyente, una secretaria puede protegerlo efectivamente de los problemas antes de que lleguen a usted. Esa es una ventaja admirable.

 

La diferencia de hora. Otra barrera para las comunicaciones telefónicas es la diferencia de hora. Puede haber un obstáculo de costa a costa pero es un problema aún mayor el dirigir negocios internacionales. El teléfono ha llegado a ser obviamente una herramienta fantástica e indispensable para proceder en los negocios internacionales.

 

El problema de diferencia de hora se puede obviar al tener gente en su departamento de mercadeo que trabaje en diferentes horarios. Si usted está en la zona central de tiempo haga que alguien empiece a trabajar una hora antes de que abra la oficina, vaya a almorzar una hora antes que los demás, y vaya a la casa una hora más temprano. Así mismo, disponga de alguien con el acceso contrario, una hora más tarde, para la costa occidental. Si está en la costa oriental u occidental, la respuesta es obviamente tener dos horas de diferencia en sus turnos.

 

Otra solución para el problema de diferencia de tiempo es hacer llamadas a la casa. Si está haciendo negocios con Australia, Japón o esa parte del mundo, esto puede exigir hacer llamadas en los fines de semana para compensar el día de diferencia en el tiempo. Si hay fracaso en comunicarse con sus clientes, debe estimular a sus gerentes para que llamen a Europa temprano en la mañana, antes de que salgan de la casa, y al lejano Oriente, al atardecer. Si usa esta solución, primero tiene que reconocer la razón de la tardanza de un gerente en el trabajo por la mañana; puede suministrarle una tarjeta de crédito para negocios por teléfono, para suavizar el impacto de la cuenta personal de teléfono del individuo.

Fecha: 12-3-09



Tener en cuenta que el tiempo de todos los que nos llaman es valioso ayudara a atender mejor nuestras llamadas



* La redacción es conformada por expertos en varias áreas que monitorean e investigan los temas que usted necesita.  
www.emprendaria.com  

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