Todo para Emprender                 Todo para PYMEs                 Todo para iniciar tu Empresa                 Todo para iniciar tu Idea                 Todo para iniciar tu Proyecto
Inicio Eventos Videos Blogs Twitter de Emprendaria
Twitter
Facebook de Emprendaria
Facebook
              
Negociación   \\


Boletín Emprendaria
Suscríbete a nuestro boletín completamente gratis y se un líder actualizado

(Correo electrónico)

Blog
Lo que NO se debe hacer

Un auto Renault (Parte 1)

Blog
De cero a millones

Cuatro leyes de los negocios a considerar para enfrentar la crisis

Blog
La pluma del Emprendario

El sentido del timing

Twitter de Emprendaria
Síguenos momento a momento

Como Negociar una compra

Poder hacer una negociación siempre debe de existir alguien que quiera vender y alguien que quiera comprar, existiendo una demanda por el producto o servicio


por: Redacción de Emprendaria *

Para realizar una negociación se cuenta con herramientas tales como:

  • Presupuesto de compra. Es la herramienta básica para la negociación, ya que nos muestra el comportamiento de venta de un producto durante el trimestre pasado. De aquí se pronostica un inventario de 45 días (mes y medio), el cual en el área de abarrotes es muy sano. Comparando el inventario pronosticado con la existencia actual, podemos determinar la compra y mantener un inventario razonable.
  • Reporte de existencias. En este reporte aparecen todas las existencias del producto en las sucursales.
  • Estadísticas de ventas. Las ventas mensuales, el histórico de ventas anuales por sucursal, la estadística de compras por sucursal y por producto.
  • Programa de compras. En este programa se encuentra toda la información sobre los productos en cada una de las sucursales, todos estos datos son: costos reales, costos promedio, los diferentes precios según la zona, existencias tanto mayoreo como menudeo, las condiciones de crédito, los descuentos comerciales, descuentos financieros, registro de las ordenes, etc. En general este programa contiene toda la información relacionada con lo que respecta a los proveedores y productos en las sucursales.

A muchos de los proveedores les gusta decir que su precio está basado en sus costos, es lógico que los precios tengan una relación razonable con los costos pero aún hay muchos otros factores a considerar, entre ellos la demanda de productos, la disponibilidad de los mismos, la expectativa del mercado, la exclusividad de los productos, el comprador debe estar al corriente de las tendencia, puesto que muchas veces los precios están demasiado inflados, por lo cual debe contar con los argumentos suficientes para rebatir y establecer las mejores condiciones que convengan a la empresa.

La negociación es el arte de lograr ventajas mutuas entre comprador y vendedor sin crear hostilidad.

Los factores que tradicionalmente forman parte de la compra son la calidad, servicio y precio.

1.    Calidad: Este tipo de condiciones son las principales para que el producto sea analizado y se haga una prueba de ventas en varias sucursales de ahí se determina si el producto es aceptado por la gente o no. Entonces la prueba de garantía se vuelve confiable.

2.    Servicio: El servicio que el comprador busca es la entrega de la mercancía, ya sea que esta se entregue en cada una de las sucursales en los centros de distribución (CEDIS), que la mercancía este en bodegas justo en la fecha de entrega, que haya servicio de promotora, degustación, ofertas, promociones, materiales de publicidad, etc. En general, que exista apoyo en la fuerza de ventas.

3.    Precio: El precio es, sin discusión, una de las consideraciones de mayor importancia en cualquier compra, ya que los directivos esperan lógicamente que negociemos y compremos a los niveles de precio más favorables que se pueden obtener, ya que de aquí se juzga la eficiencia del departamento de Compras sobre la base de los precios que se pagan, sin embargo, la caracterización de nosotros como compradores se emplea en términos de descuento.

En lo que respecta al precio, por lo que más luchamos son los descuentos que el proveedor pueda otorgar en la compra. Ya que estos descuentos son aprovechados por la empresa convirtiéndose en beneficios, y de esta manera el precio en el mercado no se altera y se guarda una competitividad leal.

4.    Condiciones Financieros (de pago).

Las condiciones relativas al pago son muy necesarias en el aspecto de compras, ya que es en este renglón donde se refleja lo negociado por el comprador con el proveedor en relación con un presupuesto dado. Es decir, teniendo como base un presupuesto permitirá al comprador efectuar las negociaciones necesarias para obtener las mejores condiciones de compra-venta en beneficio de la compañía.

A continuación mencionare algunos descuentos que deben ser base en la negociación y en la búsqueda de mejores condiciones de pago:

a)    Descuentos financieros

Estos descuentos que hace el proveedor son en relación al plazo de crédito en el que se va a pagar las facturas después de fecha de revisión.

  • Descuento pago anticipado. Este se realiza en una transacción o deposito de cheque al proveedor antes de surtir el pedido, en descuentos financieros, este es el descuento más fuerte.
  • Descuento pago de contado o contra-entrega. Este descuento se lleva a cabo, cuando se le paga al proveedor en el momento en que deja la mercancía en la sucursal, este pago puede ser en efectivo o por cheque.
  • Descuentos a un periodo determinado. Este descuento se aplica cuando se le paga al proveedor en los días indicados. Ejemplo.

2.5% a 5 días, 2% de descuento a 15 días y pago neta a 30 días.

b)    Descuentos por Volumen

Está íntimamente relacionado con la política de la compañía en cuanto a inventarios, el costo unitario más bajo realizado mediante la compra por volumen, debe de ser balanceado contra la inversión y el gasto extra que implica tener mucho volumen en las sucursales a un periodo largo, a fin de determinar si el costo unitario más bajo representa un verdadero ahorro.

Es muy importante ser muy cuidadoso en el momento de aprovechar descuentos por volumen, ya que si no se analiza puede resultar más cara que barata la compra.

c)    Descuentos Comerciales

Estos descuentos generalmente representan la compensación de la Gerencia de Ventas, que asume ciertas funciones distributivas para el cliente. Es decir, los descuentos comerciales comúnmente se conceden con el propósito de proteger un canal de distribución específico

Estos descuentos son aplicados directamente al precio de lista antes de impuestos. Y de aquí se parte para determinar el precio de venta en las diferentes zonas.

Después de establecer todas las condiciones para tener la negociación amarrada, se lleva a cabo la elaboración de la orden de compra.

5.    Pedidos u órdenes de Compra

La orden de compra es un documento mediante el cual se compromete el proveedor como nosotros a sostener y respetar las condiciones pactadas en la negociación.

Con la orden de compra se da la autorización al proveedor para que envíe y cargue a las sucursales la mercancía especificada, es muy importante que la orden de compra abarque de manera concreta y precisa todos los puntos a los que se llego la negociación, de tal manera que haga erróneas las interpretaciones.

Las órdenes de compra amparan prácticamente el trabajo que realizas en el área de compras. Y es el documento que verifica que realizas bien o mal tus negociaciones. Por eso es muy importante que la orden de compra sea revisada antes de que cualquiera de las dos partes firme en acuerdo.

Para realizar una buena negociación siempre se debe de tener todas las herramientas necesarias una de ellas son las estadísticas como pueden ser de ventas y de compras.

Siempre es recomendable realizar una negociación con el apoyo de algún superior, ya que ellos conocen información más detallada y poseen la experiencia necesaria.

Es muy importante saber lo que se compra, conocer el producto físicamente o tener conocimiento del servicio, al igual que la calidad o el plus que conlleva el producto.

Saber de los formatos que se deben llenar cuando se consigue algún beneficio para la empresa, esto con el fin de que todo quede expresado en un documento y con las respectivas firmas de conformidad.

Tener en cuenta la capacidad de la bodega o del lugar donde se guarda la mercancía, con el propósito de calcular el volumen de compra de un producto y no saturarlas, y claro no dañar la mercancía.

Se debe de conocer  perfectamente cuales son los productos líderes, la mercancía que tiene demasiada rotación ya que estos son los que dejan mayor rentabilidad y se obtiene mayores beneficios.

Cuando se hace una negociación se deben de poner sobre  a mesa todas las condiciones que se van a manejar durante la relación comercial, como son los descuentos comerciales, los financieros, especiales, por temporada, etc.

Es muy recomendable tener una comunicación estrecha con el proveedor ya que es él quien conoce mejor la mercancía y nos puede orientar en sacarle el mejor provecho al producto.

Plasmar con detalle en toda orden de compra cada una de las condiciones en las que se realiza la negociación, para  que no quede ninguna duda sobre lo que se está comprando, vendiendo y bajo qué circunstancias.

Algo que es muy importante y nunca se debe de pasar por alto, cuando se realiza una negociación se deben de conocer todos los detalles y si no preguntar sobre ello. Si existe alguna duda "Más vale no firmar un acuerdo que firmar un mal acuerdo."

Fecha: 14-3-09



Plasmar con detalle en toda orden de compra cada una de las condiciones en las que se realiza la negociación



En el área de compras también se pueden tener otros tipos de formatos en el que se dan a conocer las negociaciones y que ayudan a respaldar el beneficio otorgado a la empresa, como son:

  • Formato de Descuentos Especiales

Este formato es el documento en el cual se le hace un descuento al proveedor por diferentes causas, las cuales pueden ser: Cuando nos otorga un apoyo por el Aniversario de una de las sucursales, cuando nos hace una bonificación por devolución al proveedor ya que el producto puede estar en mal estado, por caducidad, cambio de presentación, baja de precio, cubrir plan de crecimiento, etc. O cualquier otro concepto siempre y cuando sea justificado y el proveedor este en acuerdo.

  • Formato de Convenio

En este formato se plasma la negociación que se lleva a cabo con el proveedor en un lapso de tiempo acordando un porcentaje de descuento adicional a los que ya tenemos. Y cuando se llega el término de este tiempo, se realiza una nueva negociación para llagar a un nuevo convenio o el término del mismo.

  • Formato de Concurso para la Fuerza de Ventas

Sobre estos formatos se diseña las formas o las bases del concurso que se llevara a cabo en la o las sucursales, describiendo la mecánica, los objetivos de volumen a cubrir , el lapso de tiempo que abarca el concurso, cuando inicia, cuando termina y sobre todo lo más importante los premios a recibir.

  • Formato de "XZ" o Formato de Promociones.

Es el formato en el cual se describe la mecánica de la promoción: en la compra de tal producto, el cliente se llevara gratis tal regalo, también contiene lapso de tiempo, cuando inicia y cuando termina. Y las firmas de autorización.

  • Formato de Producto Nuevo.

Este formato nos sirve para dar de alta un producto en el sistema y poder darle todos los requisitos necesarios como son: costo, descuentos comerciales, promociones, precios de ventas. Y hacer que las tiendas lo den de alta en sus sistemas y los puedan comercializar.

* La redacción es conformada por expertos en varias áreas que monitorean e investigan los temas que usted necesita.  
www.emprendaria.com  

Compartir esta nota en las redes sociales
Nosotros Contáctanos Políticas