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El plan de contingencia

Una forma de planeación para afrontar las amenazas que puedan atentar contra la operación de nuestra organización


por: Redacción de Emprendaria *

Características de las Crisis

Una diferenciación entre una emergencia y una crisis que, aunque pueden llegar a confundirse, no son lo mismo.  Para hacer esta distinción, se refiere a diferentes características de las crisis, en ellas:

  • Hay riesgos de vida, salud, seguridad, medio ambiente
  • Los recursos son necesarios más allá de la capacidad interna
  • La parte administrativa y el personal son desviados de su rutina por un periodo extenso
  • Los requerimientos comunicacionales exceden la rutina.

En  cuanto  a   las  emergencias,  se  pueden  entender  como  sucesos cotidianos que tienen un impacto sobre las operaciones de la organización, pero que no implican la atención total de la administración, ni tampoco impiden la labor de la empresa.  

Causas de las Crisis

Las  crisis  empresariales  pueden  surgir  por  diversos  hechos  o acontecimientos  que  provienen  ya  sea  de  fenómenos  naturales  o  por  las acciones de los hombres, esto tiene como consecuencia el que sea necesaria la precaución y la preparación para un  cambio  dentro  de  las  empresas. Este cambio depende sobre todo de los administradores, es decir de las decisiones que tomen y de la rapidez con que lo hagan.  

Presentamos la siguiente clasificación de cómo es que se pueden originar las crisis:

  • Catástrofes naturales
  • Catástrofes naturales provocadas por acciones del hombre
  • El sabotaje, el terrorismo y los conflictos armados
  • Decisiones y actos de los hombres
  • Contingencias de salud publica

Algunas de las crisis empresariales pueden ser cubiertas por seguros, esto depende del tipo de cobertura que se tenga.  Es importante que se determinen el tipo de riesgos que se puedan tener en una empresa y con base  en  eso tomar  las  decisiones adecuadas para  el  tipo  de cobertura que se tendrá.

 

Manejo de la Crisis

 

La planeación es de vital importancia para la prevención y manejo de una crisis; no importa si se es una empresa grande o pequeña, ni que sea de carácter público o privado, cualquier tipo de organización así sea un negocio, industria o  compañía de servicios, debe tener un plan de manejo de la crisis.  Tener un plan de manejo sirve simplemente como una guía práctica y metodológica que no  pretende encerrar al manejo de la crisis en una metodología única, ya que una crisis nunca será igual a otra. El  plan de manejo es considerado la base y por lo tanto,  el  principal  elemento  para  el  manejo  de  la  crisis  como  parte  de  su gestión.

Se puede asumir que un postulado dentro del campo de la gestión de la crisis consiste en tomar las decisiones correctas en el momento adecuado, basados en una preparación previa. 

Básicamente, lo que se tiene que tomar en cuenta en la planeación, son las acciones que se deben realizar en primer lugar, para evitar que aparezcan síntomas de una crisis y, en segundo lugar, siendo que la crisis se presentara sin poderla anticipar, tomar las medidas necesarias para su resolución.

En materia de prevención, el aspecto más difícil es la detección de un problema potencial y  cómo  podría  afectar  a  la  empresa.            Lo  ideal  sería explorar cada posibilidad de desastre y elaborar planes detallados para   cada una de ellas pero, esto es impráctico, y el "factor Murphy" (que cualquier cosa que pueda salir mal, saldrá mal) garantiza que las crisis siempre ocurrirán en los momentos más inesperados y, por consiguiente, en los lugares menos preparados.  Es por esto que la gestión de la crisis implica hacer todo lo posible para visualizar ampliamente cualquier tipo de crisis por venir y elaborar posibles respuestas, lo bastantes flexibles para que todos dentro de la empresa puedan estar preparados y afrontar con éxito  el surgimiento de la crisis.

El plan de manejo de la crisis o plan de contingencia es, básicamente, un manual para evitar desastres.  Este manual debe cubrir todo lo referente a cómo manejar diferentes tipos de crisis.  El tener un plan elaborado sobre una clasificación  de  crisis,  permitirá  manejar  mejor  la  parte  mecánica  de  la situación, que a su vez, facilitará que el comité o grupo encargado de la crisis se encargue de la parte intelectual.

Para dar una idea general de lo que debe incluir un manual de este tipo, a continuación se muestra un cuadro con el contenido básico de un plan de crisis.

CONTENIDO BÁSICO DE UN PLAN DE CRISIS

1. Filosofía corporativa:   base del plan

a)      Misión o credo corporativos

b)      Filosofía y principios de actuación corporativos

2.  Justificación  del  plan  de  crisis

a)      Análisis de crisis pasadas sufridas por la organización u otras empresas del sector

b)      Reflexión acerca de la necesidad de contar con un Comité de Crisis

3. Objetivos del plan de crisis

a)      Jerarquía de prioridades en la aplicación del plan (objetivos primordiales subordinados).

b)      Función de los empleados en la consecución de dichos  objetivos

4.  Análisis  de  crisis  potenciales

a)      Análisis  del  entorno

b)      Tipología  de  crisis

5. Guía de acción en caso de emergencia

a)      Miembros del Comité de Crisis

b)      Alerta del responsable(s) del Comité de Crisis

c)       Alerta del resto de miembros del Comité

d)      Responsabilidades  de  los  miembros  del  Comité

e)      Métodos  de  recolección  de  información

f)       Árbol decisorio y procedimientos a seguir en la aprobación  de  acciones  y/o  documentos

g)      Audiencias  y  públicos  objetivo  clave

6. Relaciones con los medios de información

a)                  Guía de medios (nombre de responsables clave, número teléfono y fax)

b)                  Forma de comunicación con medios (fax, correo electrónico)

c)                   Borrador de materiales de comunicación a utilizar:

  • Posicionamiento
  • Preguntas y respuestas
  • Historial organización
  • Biografías
  • Comunicado de prensa
  • Otros

d)           Procedimiento  para  seguir  la  cobertura  informativa

e)           Designación del portavoz a la organización. Cómo actuar ante entrevistas con los medios, en conferencias de prensa

u  otras  apariciones  públicas

f)            Impresos o  formularios de  recolección de  información

-              Tipo de información que se solicita de la empresa;  quién  la  solicita

-              Nombre y  afiliación profesional de  asistentes a conferencias  de  prensa

-              Cronología  de  hechos

7. Centro de operaciones

a)                  Emplazamiento

b)                  Equipamiento  necesario

8.  Recursos  externos

a)                  Organismos  oficiales  (gubernamentales,  de  protección civil)

b)                  Consultores: comunicación,  opinión  pública,  laborales, jurídicos.

c)                   Asociaciones

d)                  Expertos

9.  Evaluación  funcionamiento  plan  de  crisis

a)                  Puesta en práctica del plan de crisis de forma simulada

b)                  Evaluación  del  funcionamiento  del  plan  e  inclusión  de  las mejoras  oportunas

 

Este cuadro sirve como guía para elaborar un primer  manual de crisis que,  como  dice  el  punto  9  del  cuadro,  será  evaluado  periódicamente. El manual será elaborado principalmente por el comité o grupo encargado de las crisis, aunque también pueden considerarse las sugerencias de personas que se hayan visto implicadas en situaciones de riesgo o desastre, y la información obtenida de los análisis de escenario.

Escenarios

Cuando  en  materia  de  gestión  de  la  crisis se  habla  de  un  plan  de prevención para las crisis, se habla también de los posibles "escenarios".  Un escenario implica suponer las peores situaciones posibles en las  que  podría encontrarse la empresa.  Para crear un escenario de "el peor caso posible" por el que puede pasar una empresa en crisis, se necesitan personas que puedan conceptualizar las preguntas del tipo "¿qué tal si....?". Cada miembro del  grupo  debe  plantearse casos que  puedan tener mayores posibilidades de ocurrir.

Además de considerar todos los posibles casos de  crisis  para  poder establecer el Valor del Impacto de Crisis, es necesario "desarrollar un plan de entrenamiento para empleados ante posibles situaciones de crisis, hacer simulacros...". Cada uno de los  empleados de  la  organización debe  de  tener  un  nivel  de preparación para enfrentar los posibles tipos de crisis.  Los escenarios que se realicen deben considerar e incluir la participación de todo el personal, debido a que es parte fundamental en su capacitación para enfrentar las crisis.

Los escenarios por sí solos no cumplen con su parte en la planeación de contingencia, se deben complementar con un análisis de lo que sucedió durante el simulacro.  Aunque el análisis de escenarios puede  parecer  una  medida  preventiva,  las  personas  involucradas  también obtendrán la experiencia y habilidad de reaccionar rápidamente ante nuevas situaciones de crisis.  Esto último, es el resultado que se busca por medio de la planeación de contingencia en condiciones normales, lo que se puede lograr dándole continuidad al análisis de escenarios.

Fecha: 11-5-09



Una de los beneficios de planear para las contingencias es la habilidad de responder mejor ante nuevas amenazas



* La redacción es conformada por expertos en varias áreas que monitorean e investigan los temas que usted necesita.  
www.emprendaria.com  

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