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Planeación de Gastos de Operación

Tener una contabilidad correcta de costos, trae consigo un control adecuado de las operaciones efectuadas, lo cual redunda en mejoras, aumento de eficiencia


por: Redacción de Emprendaria *

En esas condiciones, la mayoría de las empresas que suelen tener cambios en los productos, en los métodos de fabricación y venta, en el personal, etc. Exigen una técnica eficaz para el control de sus operaciones y una buena determinación de sus costos, siendo un propósito constante de las empresas en actividad competitiva, el bajar sus costos, con eficiencia en el trabajo, substituyendo materiales, reduciendo los gastos fijos y modificando una serie de factores que dan lugar a una superación absoluta.

Se debe llevar un control sobre los cotos, esto es importante porque nos va ayudar a tener la información necesaria para poder realizar una efectiva toma de decisiones, teniendo siempre en cuenta los recursos y lo bienes con los que contamos, para que la decisión que tomemos sea la más indicada y se logren minimizar los costos de producción.

Los informes de los costos van a proporcionar los datos esenciales para que la persona responsable de llevar la contabilidad de los costos cuente con los datos esenciales para poder determinar nivel en el que se podrá obtener el menor costo de producción.

Se debe comprender que los costos van a reflejar su valor en relación a las utilidades que se están percibiendo.

Se debe tener en cuenta que un informe debe ser adecuado, preciso, puntual, claro y deben de estar bien presentados para que puedan cumplir con su finalidad.

Para hacer la planeación se manejan dos conceptos que son los gastos de venta y los gastos de administración Algunos son muy fáciles de considerar, como los gastos fijos; es decir, sueldos, luz, agua, depreciaciones. Sin embargo, hay otros que no son tan predecibles, como la promoción o publicidad, o gastos de flete, que dependen de las ventas, pero también de otros factores, por ejemplo: los gastos de flete pueden variar conforme al destino de los productos y a los acuerdos convenidos con los clientes. Los gastos de promoción o publicidad se hacen a menudo sobre una base de asignación de la cantidad que va a ser gastada, etc., y esto debes tomarlo en cuenta.

Los gastos generales y de administración no tienen tanto que ver con las ventas, ya que son relativamente fijos, aunque algunos sí dependerán de lo mucho o poco que vendas. Por ejemplo: papelería, luz, entre otros.

A medida que se han perfeccionado los procedimientos contables, la aplicación del costo corresponde a una mayor exactitud.

Dentro de la completa organización económica, en la que la producción y el cambio cada vez se aceleran, se ha requerido de una técnica contable, que permita capturar, clasificar, prorratear y controlar los diferentes factores del costo a las diversas actividades que lo engendran, a fin de sincronizar los ingresos actuales con sus costos de inversión respectivos.

Fecha: 4-6-09



Un presupuesto falsamente optimista te puede crear dificultades en otras áreas de la planeación



¿Cómo hacer la planeación de los gastos de administración y ventas?

Por lo general en estos conceptos lo que se hace (recuerda que esto solo se aplica para las empresas que se dedican al comercio o a la prestación de servicios, ya que para una empresa manufacturera se aplican otros rubros).

Una forma sencilla de sacar estos gastos es realizar una lista de todo lo que necesitas para que tu empresa este en marcha como la luz, agua, teléfono, sueldo de la recepcionista, tu sueldo y demás gastos que sean necesarios. Y dividirlos en dos que una parte se irá a gastos de ventas y las otra a gastos de administración.

Pero qué pasa si eres una empresa manufacturera, tendrás que realizar:

  • Presupuesto de ventas

Se basa en la experiencia pasada y en una estimación de hechos económicos futuros. Podemos decir que un presupuesto de ventas se obtiene al multiplicar el precio de venta por la cantidad que se espera vender.

Debes tener presente también, que las ventas están limitadas por la capacidad productiva de tu empresa y por la demanda de tus productos.

  • Presupuesto de producción

El primer paso es determinar el inventario final deseado. Aquí llegamos a un punto muy importante, que son los inventarios. En empresas cuya producción es constante, los inventarios aumentan cuando el volumen de ventas baja; esto no es bueno porque resulta entonces que estás invirtiendo en inventarios, en vez de hacer otras inversiones con mayor rendimiento. Por el contrario, si las ventas aumentan, los inventarios pueden agotarse y correrías el riesgo de no poder hacer frente a la demanda.

Esto se controla fijando máximos y mínimos; es decir, estableciendo cuánto es lo más que te conviene tener en almacén y cuánto lo menos. Para decidir cuántos ejemplares o productos vas a producir, debes tomar en cuenta las ventas esperadas, el inventario final deseado y tus inventarios actuales o iníciales; de esta manera, el presupuesto de producción es igual al pronóstico de ventas más el inventario final deseado y menos el inventario inicial o actual.

Para conocer cuál es el costo de producir las unidades presupuestadas, necesitas tomar en cuenta que este costo estará formado por el costo de la materia prima que se utiliza en cada unidad producida, más el costo de la mano de obra y los costos de fabricación aplicados a cada una.

  • Presupuesto de materia prima y compras

Recuerda que la cantidad de materia prima se puede estimar de acuerdo con la experiencia o bien con base en estándares. Dichos estándares te dicen la cantidad de materia prima que debes utilizar para producir un artículo en condiciones óptimas y considerando un cierto margen de desperdicio normal. Así, el presupuesto de materia prima se obtiene entonces de multiplicar las unidades que vas a producir por la cantidad estimada de materia prima que lleva cada unidad.

Los beneficios que brinda un presupuesto son muy importantes, porque con él es posible saber cuánta materia prima necesitas, evitando tener que parar la producción por falta de abastecimiento. Igualmente, te permite solicitar varias cotizaciones y comprar a los mejores precios; además, te ayuda también a determinar niveles adecuados de inventarios para cada materia prima.

Una vez que sabes cuánta materia prima vas a necesitar, entonces puedes planear las compras, pero considerando que, al igual que la producción, las compras se planean de acuerdo con los inventarios. Es decir, que debes definir también inventarios máximos y mínimos para cada material. Por lo tanto, la fórmula es muy similar a la del presupuesto de producción: a la materia prima que se va a utilizar se suma el inventario final deseado y se resta el inventario inicial.

Una vez que se ha determinado la cantidad de materiales, el último paso es multiplicarla por el precio al cual la vas a adquirir. Para ello, debes pedir diversas cotizaciones, de tal forma que te sea posible comprar los materiales a un precio razonable. Este precio se proyectará según los aumentos que esperas que sufran durante el periodo presupuestal. Es importante, además, que este precio incluya costos tales como fletes, manejo de mercancía, etc., para poder determinar el costo real de compra.

  • Presupuesto de mano de obra

Para obtener un presupuesto de mano de obra es necesario multiplicar el costo de la mano de obra por el número de horas que son necesarias para la producción.

No debes olvidar que vacaciones, seguros o gratificaciones forman parte del costo de la mano de obra. Por lo tanto, tendrás que considerarlos para obtener un presupuesto más realista.

  • Presupuesto de costos indirectos de producción

Consiste en calcular aquellos costos que habrá que absorber, además de los de materia prima y mano de obra, tales como los costos de luz, y mantenimiento.

El presupuesto de costos de producción es igual a la estimación que puede esperarse de ellos para el periodo que se está presupuestando. Es decir, se integra por todos aquellos costos que esperas tener en el periodo.

Para economizar costos, debes hacer presupuestos relativamente estrictos y tratar así de controlar los costos de fabricación; sin embargo, si parece que surgirán variaciones a pesar de los esfuerzos que se hagan por cumplirlo, éstas deberán incluirse en tu presupuesto, de manera que todos los costos puedan anticiparse antes de que surjan.

Un presupuesto falsamente optimista te puede crear dificultades en otras áreas de la planeación como en el presupuesto de efectivo.

Llegados a este momento, es necesario considerar que ciertos costos son influenciados por las horas de mano de obra, los costos de materia prima, las horas- máquina que utilices, etc., por lo que será necesario separarlos en costos fijos y variables, de tal forma que los variables deben adaptarse en caso de que haya cambios en la información que los afecte.


Los beneficios que brinda la planeación son muy importantes, porque con ella es posible saber cuánto van a ser tus gastos



* La redacción es conformada por expertos en varias áreas que monitorean e investigan los temas que usted necesita.  
www.emprendaria.com  

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